El concepto de desglose de la estructura del trabajo es recomendable para organizar la información de un proyecto. El separar las partes de un todo y estudiarlas independientemente, nos permite comprender y controlar al todo con mayor facilidad. El programa de actividades debe buscar la optimización entre las tres variables clásicas de todo proyecto: Calidad, Tiempo y Precio. Cada proyecto en particular determinará el nivel de prioridad que deberá asignar a cada una de dichas variables.
En el programa de adquisiciones es necesario desarrollar el concepto de “Justo a tiempo”. Sabemos que para que dicho concepto sea plenamente factible, resulta necesario que toda la cadena de producción se encuentre coordinada, de tal forma que ello se pueda verificar.
Desgraciadamente, en el área de proyectos de construcción de instalaciones, estamos aún lejos de alcanzar logros como en algunas otras áreas manufactureras. Sin embargo, debemos buscar de qué forma podemos mejorar el concepto de “Justo a tiempo”, tanto en las adquisiciones como en la entrega de los proyectos. No debemos desestimar que el recurso humano es el más importante. Para la administración de proyectos debemos integrar a los recursos que mejor satisfagan las funciones y responsabilidades demandadas.
La estrategia de ejecución debe optimizar el balance entre la calidad, el tiempo y el precio, de acuerdo con las prioridades que se han asignado a cada una de las mencionadas variables. Se ha detallado que el recurso humano es el más importante en la administración de los proyectos. Para que este recurso sea aprovechado óptimamente, se necesita de la aplicación de la dirección o liderazgo. El liderazgo logrará la ejecución de los planes por medio del ejercicio de la autoridad, la comunicación y la motivación. Aunque de acuerdo con los principios de calidad total, toda persona ejerce cierto liderazgo. En la administración de proyectos, el gerente ejemplifica más significativamente este concepto. Él es el que se encarga de que las cosas pasen, de que los planes se hagan realidad. Si no existe alguien que motive, los hechos no suceden.
El gerente de proyecto motiva, empuja si es necesario, delega, decide las alternativas a seguir, ordena, informa los resultados del equipo, supervisa. Entendiendo por supervisión verificar que la gente cuenta con lo necesario para efectuar su trabajo, y si así no fuera, proporcionándoselo. No busca culpables, sino ayudar a los demás a que le ayuden. Aunque el concepto de control de proyectos es aplicable a todas las fases del mismo, durante la etapa de ejecución es donde mejor se manifiesta. Se entiende por control a la comparación entre los planes y un pronóstico actualizado de resultados, para disponer de la información necesaria que permita corregir las desviaciones antes de que sucedan, generando nuevos planes cuando así sea necesario. La información obtenida en el análisis de riesgo ejecutado en las fases anteriores a ésta, proporcionará gran parte de dicha información, a la cual es imprescindible brindarle un seguimiento para mantener el proyecto bajo control.
El concepto aplicado sintetiza: “Lo importante es prever y no corregir, ya que siempre lo segundo será más costoso”. Sin embargo, no debemos caer en la trampa del sobrecontrol o “el control del control”. Puede resultar más oneroso implementar controles en relación con desvios en la variable que pretendemos controlar. Por lo tanto, el proceso de control debe priorizar su influencia. Por otra parte, el control de proyectos no significa que cada una de las variables tradicionales: Calidad, tiempo y precio, se cumplan exactamente como fueron inicialmente planeadas. Por supuesto, es deseable que así sea, sin embargo, al gerente de proyectos le interesa optimizar la relación de los resultados de dichas variables. Dependiendo de cuál de ellas tenga la prioridad, podría ser mejor terminar un poco antes de lo planeado, a pesar de costos de instalación mayores. Si la utilidad generada por las instalaciones una vez operando, son mayores que el costo adicional obtenido, entonces esa fue la mejor alternativa.
Por el Arq. Gustavo Di Costa
Editor de Revista ENTREPLANOS
