Toda empresa constructora organizada de forma racional contará con personal directivo encargado de conducir, controlar y vigilar sus operaciones y de interrelacionar las diferentes áreas en la organización.
Los gastos de oficina central, por su naturaleza, quedan íntimamente relacionados con las características intrínsecas de la sede central de la empresa constructora y su determinación permanece directamente atada a los antecedentes estadísticos de la citada empresa. Por ello la importancia trascendente de aplicar los correctos controles técnicos y administrativos. Más allá del sistema de control en particular adoptado, es necesario prestar una atención especial a esta tarea, ya que con ella se puede integrar, a través del tiempo, una serie de datos estadísticos, los cuales se ajusten cada vez más a la realidad y servirán para determinar los montos de cada uno de los conceptos comprendidos en los gastos indirectos de la sede central; y de esta manera, poder prever ese gasto con una aproximación a la realidad más acertada para futuras obras. La suma de todos los gastos necesarios de realizar en la administración central de una empresa constructora conforman los costos indirectos. Son los gastos que le permiten a la misma ejercer sus funciones y las erogaciones destinadas a organizar, coordinar, dirigir, controlar y motivar aquellas operaciones propias. La relación existente entre el monto promedio anual de gastos de oficina y el monto promedio anual de concentración de la empresa en ese período, resulta en el costo indirecto de la sede central. Los siguientes costos conforman los desembolsos de la sede central:
• RECURSOS HUMANOS: Tales como el personal directivo, técnico y administrativo.
• RECURSOS MATERIALES: Tales como oficina, equipos, mobiliario.
• SERVICIOS: Tales como electricidad, internet, teléfono y demás gastos propios originados en la sede.
Debe existir un natural equilibrio entre los importes de contratación anual promedio y los gastos de sede central partiendo de la premisa que la dirección, el personal técnico y el administrativo puedan ejercer sus tareas de la mejor manera posible. Del mismo modo, tanto las oficinas como el mobiliario y todos los gastos agrupados en una sede central, deben ser los mínimos necesarios para el importe total anual de obra el cual se espera contratar, partiendo de la premisa que cualquier empresa constructora debería funcionar con el mayor grado de eficiencia y todo excedente de instalaciones o personal redundarán en una licuación de la utilidad neta. Todos los gastos fijos a cubrir por una empresa, mientras no realiza trabajos productivos, es decir, los costos de operación de la misma, varían en un amplio rango que va desde casi cero, en el caso de simples personas físicas como un pequeño contratista, sin oficina ni personal fijo, hasta costos de entre 5 y 8% de los contratos, en el caso de las grandes empresas, cuando operan a plena capacidad y con eficiencia. Cualquier aumento de dicho porcentaje, indica claramente la existencia de una falta de eficiencia o excedente en la capacidad de la empresa, no siendo aconsejable la corrección de esa deficiencia con el aumento de los precios. Ese común error redundará en menores oportunidades a la hora de conseguir contratos, afectando de esta manera, la economía de la empresa, como así también, el ámbito socio-económico donde opera. Es de suma importancia organizar la sede central de una empresa constructora equilibradamente, contemplando las posibles variaciones de la contratación anual estimada, para así determinar previamente límites razonables donde oscilarán los costos indirectos.
