Guía rápida paso a paso para una licitación

  1. Documentación: Debe ser lo más completa y detallada posible, y considerará idénticos requerimientos para todos los oferentes. Se entrega a todos en un mismo plazo con autorización del propietario.

 

  1. Instrucciones a los oferentes: Conviene redactar un documento que resuma los aspectos de mayor interés, esto facilita el acceso a la documentación. Debe ser breve e indicar aspectos como: Rubro a cotizar, fechas límites, formas de pago, etc.

 

  1. Convocatoria: Fijar términos idénticos para todos. Establecer lugar y fecha en la cual estará a disposición la documentación, y lugar y fecha de entrega de las propuestas. Las convocatorias abiertas se realizan en los medios y las restringidas con aviso a las empresas invitadas. Registrar datos de quienes retiran las documentaciones.

 

  1. Consulta y aclaraciones: Los interesados suelen efectuar consultas y/o solicitar extensión de plazo. Consultas legales, a cargo de asesores del comitente. Consultas técnicas (sin modificaciones del diseño), a cargo del arquitecto, (con modificaciones), a cargo del arquitecto con conocimiento y acuerdo del comitente.

 

  1. Recepción y apertura de propuestas: Cuando se exige presentación de antecedentes, comenzar por eso para descartar firmas desde el comienzo. Constatar antecedentes de las propuestas más convenientes agiliza la tarea. Revisión de trabajos por unidad de medida o coste y costas, constatar: Ofertas completas, sin excluir ítems y que figuren todos los precios unitarios requeridos. Revisión de trabajos por ajuste de alzado (mayor atención): Extremar cuidados a efectos de detectar omisiones, verificar que fueron cotizados la totalidad de los ítems y verificar dichas sumas, cómputos métricos correctos y precios globales en valores previsibles.

 

  1. Evaluación de las propuestas: Descartar desde el inicio propuestas que no acrediten capacidades técnica, legal y económica-financiera o incluyan errores en cómputos. Preparar cuadros o planillas para comprar precios parciales y totales. En similitud de precios darle importancia al sometimiento a los requerimientos, inexistencia de errores y comparar planes de trabajo.

 

  1. Informe: Las ofertas más convenientes no siempre son las de menor precio. Entregar un informe al comitente con sus conclusiones, conviene incluir: Copia de “Planilla para registrar el cumplimiento de los requerimientos de licitación”, copia de los cuadros de comparación, comentarios desfavorables de las empresas a desechar y favorables de las preseleccionadas (sin recomendar una en particular), etc.

 

  1. Adjudicación: Pueden surgir las siguientes alternativas: Una empresa que reúna las mejores condiciones de todo tipo, dos o tres empresas en paridad donde es recomendable que el propietario se entreviste con ellas, una empresa cuya propuesta sea la más conveniente pero que no tenga el menor precio, o que la mayoría de las propuestas no reúnan las condiciones y que la licitación quede desierta.

 

Decidida la adjudicación y previo a la firma: Comunicar al adjudicatario y citarlo para firmar, requerir al adjudicatario garantía de complimiento de contrato de acuerdo a lo establecido en el pliego de condiciones. Todo este proceso, como toda nuestra actividad, se enmarcar en el código de ética. Brindar especial atención a oponerse a incorrecciones en las tareas profesionales, no aceptar en su propio beneficio comisiones, descuentos, etc., mantener el secreto y reserva respecto del cliente y advertir errores que pudieran incurrir.

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